Разгрузить мозг — с помощью Confluence
Разгрузить мозг от информации — с помощью Confluence. Обзор одной из самых удобных систем для создания персональной и профессиональной базы знаний
личный опыт Разгрузки мозга
Я много лет разбираюсь с темой эффективности. Особенно плотно занялась ее изучением в 2013 после того, как необходимость изменить отношение к жизни буквально ударила меня по голове – подробнее об этом об этом можно прочитать тут.
Для меня тема эффективности неразрывно связана с оптимизацией хранения знаний. Для меня крайне важно разгрузить мозг от всей полезной информации, которую я получаю в течение дня и планирую так или иначе использовать в своей работе или в личной жизни. Такая разгрузка позволяет освободить память от всего лишнего и при этом сосредоточиться на самом главном.
В данный момент я веду несколько It проектов, управляю командой специалистов, параллельно развиваю свой бизнес. А кроме того, я читаю несколько статей по профессиональным темам в день и по две-три книги в неделю. Попутно я делаю множество заметок, сохраняю полезные упражнения и техники. То же самое делаю при просмотре видео, вебинаров и при прохождении курсов по повышению квалификации.
Моя жизнь, как и жизнь любого современного человека, при этом не ограничивается только работой. Я выписываю любимые рецепты, сохраняю лайф-хаки для домашнего хозяйства, собираю «копилку» полезных идей по воспитанию дочки, бережно веду дневник историй о ее развитии, отмечаю собственные находки в ее обучении двум иностранным языкам и многое-многое другое.
А еще последние лет 15 я каждый день пользуюсь списком дел, списком фильмов для просмотра, книг и статей для чтения, и еще доброй десяткой других списков.
Когда-то давно у меня был хаос из закладок в браузере, огромного количества страниц в One-Note и документов в Google Docs и Google Site. Ничего из вышеперечисленного так и не прижилось и не стало самой главной системой. Хотя, да, эти менеджеры позволяли мне разгрузить мозг от информации. Тем не менее я часто путалась в закладках и не всегда могла найти то, что мне было нужно.
Тогда-то я поняла, что «разгрузка» это еще не все. Я долгое время искала оптимальную систему, которая подошла бы под мои задачи и помимо удобного хранения, имела бы еще «умный» поиск и логичную сортировку.
К счастью, пять лет назад я нашла хороший сервис для систематизации персональной информации. Этот сервис – то, что наряду с планированием и психологическими установками, позволяет мне быть более эффективной, успевать делать больше и работать качественнее. И самое главное эта система позволяет мне разгрузить мозг, чтобы не хранить в памяти слишком много информации.
Конечно, «нужно ли человеку столько информации и зачем?» — это тема отдельной дискуссии. Для меня это стало ценным много-много лет назад. И я еще более укрепилась в своем мнении после прочтения книг «Get the Things Done» и «Организованный ум» (Рекомендую их всем, кто ищет практические рекомендации по «разгрузке мозга» и «наведению порядка в делах»).
В этой же статье я расскажу о моем любимом инструменте хранения и организации информации – системе Confluence. Именно она позволяет мне эффективно разгрузить мозг.
11 лучших фактов о сервисе Confluence
- Большой функционал для редактирования постов
- Древовидная иерархическая структура
- Наличие тегов
- Удобный поиск
- Наличие мобильного приложения
- Возможность работы с командой
- Комментарии в тексте и после статьи
- Удобные настройки прав доступа
- Связь с трекером задач
- История страниц и изменений, черновики
- Дополнительные приложения и связь с Google Docs
- Бесплатная система
Что такое confluence
Вообще Confluence – как заявлено на главной странице продукта – это инструмент для команд профессионалов. Не в смысле того, что «неспециалисты» и простые смертные не могут им пользоваться в силу каких-то причин. А в смысле того, что это сервис не столько для персонального использования (хотя и для этого тоже), сколько для работы с другими людьми.
Если коротко, то задача Confluence
хранить информацию по всем проектам, над которыми работают несколько участников.
Уверена, что вы уже удивлены. Возможно, Вы даже спросите: «причем тут рабочее пространство для нескольких пользователей и как эта система поможет разгрузить мозг?».
Хочу поделиться с Вами одним секретом.
Для меня работа с информацией означает не только ее поиск, сортировку и дальнейшее использование. Для меня это в том числе ее постоянное пополнение. Причем, эффективное пополнение.
Еще во время моего обучения в университете я поняла, что писать конспекты, готовить шпаргалки, собирать информацию для курсовых и т. д. гораздо проще и быстрее, если делать это в команде. Необходимо лишь разделить задачи между всеми участниками команды и сливать информацию в общий файл. Этот подход я тогда внедрила и с тех пор успешно использую.
Сейчас вместе с коллегами (это и коллеги-психологи, с которыми мы работаем над разными проектами, и коллеги из IT-сферы) мы делаем тоже самое.
Я использую Confluence как место где можно хранить всю значимую — лично для меня — информацию и одновременно с этим я постоянно расширяю свою базу знаний по нескольким профессиональным темам с помощью коллег.
К счастью, Confluence позволяет иметь в системе неограниченное количество, как личных (закрытых от всех) пространств, так и общих с другими пользователями проектов.
Помимо этого, есть в Confluence еще несколько существенных плюсов, о каждом из которых я подробно расскажу ниже.
Удобное редактирование постов
Сonfluence, конечно, не сравнится по возможностям с Word. Но этого и не нужно. Главная фишка этого сервиса это различные шаблоны. Многими из них я регулярно пользуюсь.
Кроме того, система позволяет создавать заметки и писать конспекты (я храню в Confluence конспекты по психологии), протоколы собраний, резюме переговоров, планы встреч, мероприятий и многое другое.
При необходимости Confluence позволяет сделать автоматическое оглавление, настроить «бегущую строку» в статье. В текст так же можно вставлять изображения, видео, gif-ки, эмодзи. Можно прикреплять любые типы файлов для скачивания.
В тексте удобно указывать имена Коллег, ссылаться на них. Делать линки на другие страницы в системе.
Лично я делаю пометки, составляю планы, пишу конспекты по психологии, финансам, маркетингу, храню в системе части текста, выжимки из статей и даже целые книги. В том числе свои!
Confluence помогает навести порядок в системе
Для меня порядок означает, чтобы все было разложено по полочкам.
В Confluence существует деление по проектам (в системе они называются «пространства»). Есть иерархическая структура – можно делать вложения. А внутри самих заметок можно ссылаться на уже существующие страницы. По сути Confluence позволяет связывать разный контент между собой.
Это облегчает и поиск информации (я четко знаю, в каком проекте что находится). И размещение новой информации.
Например,
у меня есть Confluence пространство по теме Психология. В ней есть раздел «Жизненные роли», и в нем я собираю различную информацию по данной теме. Создаю собственные заметки с идеями, выписываю цитаты из книг, которые прочитала по данной теме. Храню подборку статей и ссылок на исследования
Теги
В Confluence есть метки для каждой «страницы». Они аналогичны тегам и значительно облегчают поиск
Удобный поиск
В целом у Confluence очень удобный поиск.
Лично для меня его существенный плюс в том, что помимо мощных фильтров (реально на любой случай жизни), Confluence ищет по заданному слову или словосочетанию во всех пространствах. И в поисковой выдаче система как Google выдает так же кусочек абзаца, в котором это слово встречается. Это значительно упрощает поиск.
А еще Confluence ищет по названию вложенных файлов. И это просто спасение для меня. Сейчас в моей базе знаний несколько тысяч страниц (в более чем 100 пространствах) и огромное количество прикрепленных к ним картинок, презентаций проектов в Power point, файлов с чек-листами в pdf, excel и word, руководств пользователя в pdf и многого другого.
мобильное приложение
У Confluence есть мобильная и десктопная (для стационарного компьютера) версии. Я с самого начала пользуюсь системой одновременно с разных устройств. Вношу информацию тогда, когда мне удобно.
Единственный минус мобильного приложения — это ограниченные возможности редактирования текста и отсутствие возможности прикрепить картинки и файлы. Надеюсь, разработчики скоро этот вопрос решат. Лично мне это не особо мешает.
несколько пользователей
Я уже писала, что Confluence это система для совместной работы. Несмотря на то, что с коллегами, которые вместе со мной пользуются данной системой, у нас нет общих проектов в прямом смысле этого слова (то есть мы не делаем совместного продукта, который приносил бы нам доход), мы все же имеем огромное количество ОБЩИХ пространств. Мы вместе собирают профессиональную базу знаний по интересным для всех нас темам.
Например,
у нас есть Пространство Упражнения и Техники
Это общая копилка разных Техник / Методик из всех книг / статей на разных языках, которые я и мои коллеги прочитали.
Это очень удобно при подготовке тренингов и авторских курсов. Система поиска, о которой я писала выше, позволяет легко найти нужное.
Кроме того, мы совместно редактируем страницы, оставляем комментарии к текстам, упоминая друг друга по именам (после такого упоминания нужный человек получит уведомление в системе и на почту)
удобные комментарии
Про комментарии скажу отдельно – так как эта функция для меня имеет важное значение. Confluence позволяет оставлять комментарии как в тексте (аналогично с Гуглом), так и на странице под текстом. Причем у комментариев есть иерархичная структура.
права доступа
Confluence позволяет иметь общие проекты / общие базы знаний. Например, по общей для команды теме или проекту. Так же можно настроить права доступа и создавать персональные пространства, видимые только для 1 пользователя.
У меня есть и те и другие.
Это удобно, потому что мы с коллегами ведем (наполняем) несколько общих баз знаний.
Как это работает?
Например,
у нас есть Пространство Привычки. Каждый из коллег складывает в него всю полезную информацию по данной теме. Указывает источники (обычно ссылки на статьи или цитаты из книг, копирую части текста из разных книг и сайтов).
связь с трекером задач
Confluence связана с трекером задач Jira. И с Trello.
Про Trello мало что скажу. Пользовалась всего трижды. Последние пять лет я работаю только с Jira (это еще одна удобная система!) для планирования и отслеживания прогресса по каждому проекту (в том числе с трекером времени).
Причем все связанные с задачами (проектами) требования, планы, описания, инструкции и так далее я веду в Confluence. Чтобы облегчить себе поиск, в задаче Jira, достаточно прикрепить ссылку на нужные страницы из базы знаний.
История страниц, история изменений на странице, и черновики
В Confluence есть возможность посмотреть страницы, которые были изменены последними.
Можно посмотреть историю изменений на странице.
А еще в базе знаний Confluence есть удобная функция «черновики». Меня она уже несколько раз выручала. Какой бы аврал не произошел (если вдруг завис компьютер, пропал интернет или отключили электричество), жизнь не застанет вас врасплох. И все несохраненные изменения на странице никуда не пропадут. В этом случае страница сохранится в специальном разделе. В следующий раз – при работе с системой нужно лишь будет снова зайти на ту же самую страницу и наверху Вы увидите надпись «У вас есть несохраненные изменения».Спасибо за это, Confluence!
Из нечасто используемых, но удобных плюшек системы, я еще отмечу возможность восстановления удаленных страниц. Мне это помогло несколько раз, когда я по ошибке отправила в корзину несколько важных заметок.
дополнительные приложения и google docs
В Confluence существует огромное количество аддонов (приложений) для разных функций. Я пользуюсь приложением (оно платное!) для создания Mind-Map. А так же для работы со своими документами из Google Docs.
бесплатная система для команд до 10 человек
Confluence — бесплатная система для маленьких команд
Работа в Облаке Confluence для маленьких команд до 10 человек ничего не стоит с точки зрения оплаты услуг самого сервиса. Для команд побольше – другой тариф. Так же платной является и серверная система (впрочем, для нее требуется покупка своего сервера и настройка хостинга). Я пользовалась и той, и другой. Облачная система была в первый год. Серверная – последние 4 года.
На мой взгляд, серверная Confluence удобнее и проще. С другой стороны – она требует дополнительных финансовых ресурсов и специальных знаний. Новичкам не рекомендую.
confluence - система позволяющая разгрузить мозг
Confluence — конечно, еще не личный помощник, который может написать за меня письмо, ответить на телефонный звонок или помочь мне с подбором отеля. Но благодаря Confluence я смогла разгрузить мозг и память.
Я храню конспекты по психологии, планы занятий, черновики авторских курсов, списки книг и многое другое, разложенное по удобным категориям и имею доступ ко всей необходимой мне информации в любое время.
Нужна консультация?
Есть вопросы по Confluence, как ей пользоваться и как создать в ней базу знаний? Хотите так же хранить конспекты и собирать собственную копилку техник?
Запишитесь на бесплатную консультацию — отправив сообщение в одном из удобных сервисов (см страницу КОНТАКТЫ).
А еще я помогу Вам с настройкой Вашей системы.
Если вам понравилась статья
Если вам интересна тема - как разгрузить мозг, вам так же может понравиться моя рабочая книга «Вопросы для Колеса Жизненного баланса»
В рабочей книге вы найдете:
- 14 сфер и 70 под-категорий с разделением по личной и профессиональной сферам жизни
- 100 вопросов для анализа личной сферы жизни
- 80 вопросов для анализа профессиональной сферы жизни
- 40 вопросов для анализа Колеса Жизненного Баланса в целом
Рабочая книга так же содержит 5 шаблонов Колеса жизненного баланса в pdfдля печати и заполнения от руки и шаблон Колеса жизненного баланса в Excel.
Если вы хотите получить бесплатную копию этой книги, дайте мне знать, куда ее можно выслать (вы можете написать в группу Facebook или оставить заявку для отправки по почте ниже в форме).
Я также буду держать вас в курсе новых постов и видео, которые появятся в этом блоге и моем Instagram-канале (они будут так же хороши, как эта статья или даже лучше)
До скорого!
Ваша Евгения Шерман
Если вы считаете, что статья был полезна, я буду благодарна Вам за ее оценку.
В комментариях Вы так же можете задать вопросы и поделиться Вашими личные историями. Это будет интересно не только мне, но и другим читателям, которых так же интересует эта тема.
0 Комментариев